No hagas esto al organizar un evento

Cuando se trata de organizar un evento, hay muchas cosas que se deben tener en cuenta. Desde el lugar, la fecha, el tema, la lista de invitados y la comida hasta la decoración y la música, todos estos detalles son importantes para asegurarte de que tu evento sea un éxito. Pero, ¿Qué hay de las cosas que NO debes hacer al organizar un evento? En este artículo, te daremos algunos consejos para que evites cometer errores comunes que pueden arruinar tu evento.

No tener un plan claro

Uno de los mayores errores que se pueden cometer al organizar un evento es no tener un plan claro. Antes de empezar a organizar cualquier cosa, es importante que tengas una idea clara de lo que quieres lograr con tu evento. ¿Es un evento corporativo, una fiesta de cumpleaños o una boda? ¿Qué tipo de ambiente quieres crear? ¿Cuántas personas esperas que asistan? Una vez que tengas claros estos detalles, puedes empezar a planificar el evento en sí.

No establecer un presupuesto

Otro error común que se comete al organizar un evento es no establecer un presupuesto claro desde el principio. Es importante que sepas cuánto dinero estás dispuesto a gastar en cada detalle del evento, desde el lugar hasta la comida, el Disc Jockey y la decoración. Sin un presupuesto claro, es fácil gastar más de lo que puedes permitirte, lo que puede causar problemas financieros más adelante.
Nunca jamás escojas a tus proveedores por precio. «Lo barato sale caro» (muy caro).

No hacer suficiente investigación

Antes de empezar a contratar proveedores o elegir un lugar para tu evento, es importante que hagas suficiente investigación para asegurarte de que estás haciendo las mejores elecciones posibles. Pregunta a amigos y familiares si conocen algún lugar o proveedor que recomendarían, lee reseñas en línea y habla con los proveedores directamente antes de tomar una decisión final.

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No tener en cuenta el clima

Si estás organizando un evento al aire libre, es importante que tengas en cuenta el clima al elegir una fecha para el evento. Verifica las previsiones del tiempo y considera tener un plan B en caso de que llueva o haga demasiado calor. También es importante que tengas en cuenta las necesidades de tus invitados, especialmente si hay personas mayores o niños que podrían tener problemas en condiciones extremas.

No tener suficiente personal

Asegúrate de que tienes suficiente personal para cubrir todas las necesidades de tu evento. Si estás organizando una fiesta en casa, es posible que necesites contratar a alguien para que se encargue de la comida o la limpieza. Si estás organizando un evento corporativo, puede que necesites contratar a alguien para que se encargue del sonido o la iluminación. Asegúrate de tener suficiente personal para cubrir todas las necesidades de tu evento y evitar problemas de última hora.

No tener un plan de contingencia

Incluso si todo parece ir según lo planeado, siempre es importante tener un plan de contingencia en caso de que algo salga mal. ¿Qué pasaría si el proveedor de comida se retrasa o si el lugar del evento se queda sin electricidad? Tener un plan de contingencia te permitirá estar preparado para cualquier eventualidad y asegurarte de que tu evento se desarrolle sin problemas.

No involucrar a los invitados

Involucrar a tus invitados es una de las mejores maneras de asegurarte de que tu evento sea un éxito. Desde enviar invitaciones personalizadas hasta pedir sugerencias para la música o la decoración, asegúrate de que tus invitados se sientan parte del proceso de planificación. También es importante tener en cuenta sus necesidades, como la accesibilidad para personas con discapacidad o las opciones de comida para personas con restricciones alimentarias.

No prestar atención a los detalles

Los detalles marcan la diferencia en cualquier evento. Desde la elección de la música y la iluminación hasta la disposición de las mesas y las flores, cada detalle cuenta. Asegúrate de prestar atención a los pequeños detalles que harán que tu evento sea inolvidable. Incluso considerar el alquiler de pista de baile para proteger las superficies y darle un look profesional tu fiesta.

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No dejar suficiente tiempo para la planificación

Organizar un evento lleva tiempo y esfuerzo, por lo que es importante que empieces a planificar con suficiente antelación. Dejar las cosas para el último minuto puede llevar a errores y a un evento menos exitoso de lo que esperabas. Asegúrate de dar suficiente tiempo para la planificación y la organización, desde la elección del lugar hasta la contratación de proveedores.

No tener en cuenta la seguridad

La seguridad de tus invitados debe ser una prioridad en cualquier evento. Asegúrate de que el lugar del evento cumpla con todas las normas de seguridad, desde la capacidad máxima hasta la salida de emergencia. También es importante tener en cuenta las necesidades de seguridad adicionales, como la contratación de un guardia de seguridad o la instalación de cámaras de seguridad.

No tener en cuenta el entretenimiento

El entretenimiento es una parte importante de cualquier evento. Ya sea que contrates música en vivo, un mago, servicio de Disc Jockey, asegúrate de que el entretenimiento que elijas se adapte a la temática de tu evento y a los gustos de tus invitados. También es importante tener en cuenta el espacio disponible y las necesidades técnicas del entretenimiento que elijas.

No comunicarse claramente con los proveedores

Una buena comunicación con los proveedores es esencial para asegurarte de que todo salga según lo planeado. Asegúrate de comunicar claramente tus necesidades y expectativas desde el principio y de mantener una comunicación abierta durante todo el proceso de planificación. También es importante tener un contrato claro y detallado con cada proveedor para evitar malentendidos y problemas financieros.

Conclusión

Organizar un evento exitoso puede ser un desafío, pero evitando estos errores comunes puedes asegurarte de que tu evento sea un éxito. Desde tener un plan claro y un presupuesto establecido hasta involucrar a tus invitados y prestar atención a los detalles, cada paso es importante para asegurarte de que tu evento sea inolvidable.

Preguntas frecuentes

¿Qué es lo más importante a tener en cuenta al organizar un evento?
Lo más importante es tener un plan claro y establecer un presupuesto desde el principio.

¿Cómo puedo involucrar a mis invitados en el proceso de planificación?
Puedes enviar invitaciones personalizadas y pedir sugerencias para la música o la decoración.

¿Qué debo tener en cuenta en términos de seguridad al organizar un evento?
Debe asegurarse de que el lugar del evento cumpla con todas las normas de seguridad y considerar contratar un guardia de seguridad o instalar cámaras de seguridad si es necesario.

¿Por qué es importante prestar atención a los detalles en un evento?
Los detalles marcan la diferencia en cualquier evento y pueden hacer que sea inolvidable para tus invitados.

¿Cómo puedo asegurarme de que los proveedores entiendan mis necesidades y expectativas?
Es importante tener una comunicación clara desde el principio y mantenerla abierta durante todo el proceso de planificación. También es útil tener un contrato claro y detallado con cada proveedor.

 

Por: Aldo Irazoqui – Equipo HBA Djs