Organizar un evento corporativo no es una tarea fácil, pero teniendo en cuenta algunas cuestiones esenciales podes llevarlo a cabo sin riesgos, reduciendo imprevistos y rentabilizando tu inversión al máximo.

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Cuando decid√≠s que el mejor modo de conectarte con tu comunidad, es organizando un evento, la ilusi√≥n y el estr√©s porque salga todo bien, est√°n a flor de piel. Y es l√≥gico, ya sea que quieras comunicar una novedad o simplemente celebrar y conectarte con quienes son clave y contribuyen al √©xito de tu empresa, un evento te permitir√° entre otras cosas, tener un contacto directo con tus p√ļblicos, llegando m√°s f√°cilmente a tocar sus emociones y a conocerlos, como tambi√©n generar un material de comunicaci√≥n para la marca, con componentes m√°s humanos y cercanos.

Pero, ya sea que el evento esté dirigido principalmente a tus colaboradores, tus clientes, u otros influenciadores, repasemos algunos detalles que, de no tenerlos en cuenta, pueden hacerlo fracasar.
Es por eso que aquí te acercamos 10 recomendaciones para organizar un evento corporativo.

Objetivos:
Para organizar un evento es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas √°reas participantes de la organizaci√≥n. Y tener en claro los siguientes lineamientos: ¬ŅQu√© se busca lograr en el evento? ¬ŅQu√© objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A grandes rasgos, los objetivos m√°s habituales son: imagen de marca, fidelizaci√≥n de clientes principales, atracci√≥n de nuevos posibles clientes, motivaci√≥n de colaboradores, networking con proveedores y aliados. Conociendo el objetivo central, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el p√ļblico y los valores de nuestra marca, nos ser√° m√°s f√°cil tomar las decisiones de planificaci√≥n, y tambi√©n las decisiones durante el evento, ya que siempre sabremos qu√© priorizar, en cuanto a presupuesto, tiempos, actividades, etc. Y otro punto fundamental: dentro de los organizadores y participantes, hay objetivos particulares? Hay gerentes o clientes que invitaron a su vez a otros participantes? Que tienen que mostrarse o cuidar un p√ļblico especial? Conocer esos intereses nos puede salvar de tomar una mala decisi√≥n o de perder aliados claves en la organizaci√≥n y el esfuerzo para que todo salga bien.

Dise√Īo:
La planificaci√≥n o dise√Īo de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la tem√°tica elegida, si no que abarca otras cosas de igual importancia como la log√≠stica, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, actividades, etc, Del dise√Īo u organizaci√≥n depender√° el √©xito del evento. Te dar√°s cuenta que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales. Por un lado, la elecci√≥n, planificaci√≥n, asignaci√≥n, ejecuci√≥n y control de las tareas previas al evento (siempre con revisiones parciales, contacto con proveedores y responsables). Es importante incluir en este cronograma la convocatoria, ya que por usos y costumbres, se invita con aproximadamente 20 d√≠as de anticipaci√≥n, pero luego se realiza una confirmaci√≥n. Gran parte del √©xito de un evento radica en que los invitados, concurran!!!
Por otro lado, el dise√Īo de la agenda de la jornada, con sus correspondientes tareas, alternativas y responsables. Es muy recomendable bocetar (armar en borrador) c√≥mo ser√° el evento. Ser√° fundamental contar con soluciones para imprevistos de √ļltima hora. Siempre contar con un Plan B.
Actualmente existen algunas gu√≠as o ayudas que son el Timing y el checklist. El Timing es un cronograma completo de todo el d√≠a del evento, una descripci√≥n anticipada con todo el detalle de cada cosa y a qu√© hora, de manera de organizar y no dejar nada al azar y el checklist o lista de chequeo es una descripci√≥n o punteo de cada una de las tareas a realizar detalladas en un lapso de tiempo, donde consta qui√©n est√° a cargo que se cumpla esa tarea. Son muy √ļtiles para la etapa previa al evento.
Algunos aspectos importantes que siguen, est√°n directamente relacionados con la planificaci√≥n y el dise√Īo del evento y forman parte de estos.

Fecha:
Si no contás con un plan anual o semestral de eventos, uno de los primeros aspectos a considerar es la fecha. Aunque parezca algo fácil, hay muchos ítems a tener en cuenta cuando tenemos que seleccionar una fecha: feriados, fechas especiales, eventos que pueda organizar la competencia o al que asistan nuestros mismos invitados, etc. Además, un evento organizado con tiempo nos permitirá encontrar sin tanto apuro un lugar con buena relación precio / calidad.

El lugar:
Este √≠tem es muy importante al momento de organizar un evento. Hay que tener en cuenta varios detalles que pueden tomarse como menores, pero que en realidad no lo son, por ejemplo: las dimensiones del sal√≥n, los elementos de se√Īalizaci√≥n / branding a colocar en √©l, el acceso, el estacionamiento, qu√© hacer en caso de lluvia, hay miles de variables que previstas son detalles, pero si no las consideramos, pueden darnos varios dolores de cabeza, como por ejemplo los accesos, los horarios y el tr√°nsito, la distancia en el caso en que el men√ļ incluya bebidas alcoh√≥licas, el espacio de servicio para el personal que va a estar trabajando, las alternativas ante variaciones clim√°ticas, etc.

Participantes:
Hay q tener en cuenta el target al que queremos impactar, de esto va a depender el nivel de invitados que tendremos en cuenta al momento de hacer la convocatoria. Es muy importante coordinar correctamente dos elementos b√°sicos que son bien valorados: la invitaci√≥n (y la confirmaci√≥n de asistencia) y la acreditaci√≥n.Y sobre estos dos particulares podr√≠amos ampliar mucho m√°s. Otros aspectos relacionados con los participantes, refieren a tener en cuenta si todos participan de las actividades, si hay demasiada dispersi√≥n en la edad, y tener presente siempre a las minor√≠as y c√≥mo les impacta el lugar (accesibilidad, clima, sonido), las actividades y el men√ļ.

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Men√ļ:
Hay distintas opciones de menues que dependerán del horario en que se lleve a cabo nuestra actividad. Si la realizamos con almuerzo o coctel, un detalle importante es tener en cuenta el alimento que se ofrecerá y prever menues vegetarianos (o aptos para celíacos). Si, en cambio, realizamos un desayuno o servicio de café, lógicamente es mucho más sencillo. Otro aspecto central es el momento en el que servir comida y/o refrigerios, ya que está estrictamente relacionado con la atención que queremos que nos presten a la hora de llevar a cabo una actividad o dar información de la empresa. Está claro que en esos momentos centrales no deben estar hambrientos, ni distraídos por la comida, y mucho menos hacer un anuncio luego de que ya hayan comido y desarrollado sus actividades, y por lo tanto muchos se estén retirando.

Coordinador del evento y ejecución:
El coordinador es el l√≠der y referente de todos los equipos involucrados. Es necesario contar con un buen equipo de trabajo, muy id√≥neo por sobre todo, donde como en un rompecabezas, las piezas se complementen, pero tambi√©n que est√© claro qui√©n es el l√≠der, con qui√©nes interact√ļa de la empresa, y c√≥mo se toman las decisiones de √ļltima hora y se comunican a los equipos de trabajo. Las tareas se encuentran relacionadas entre s√≠, y ante modificaciones del cronograma, ya sea voluntariamente o en respuesta a alg√ļn imprevisto, el coordinador debe evaluar c√≥mo impacta en el resto de las actividades y tareas; y decidir. Siempre se deben tener informados a los responsables de cualquier modificaci√≥n al plan, as√≠ como de qui√©n es el autorizado para solicitarlas y aprobarlas. De la misma manera, se debe contar con interlocutores definidos por parte de la empresa y de los proveedores del evento.

Branding- Material a entregar:
Es de gran importancia tener una estrategia de comunicaci√≥n, de difusi√≥n, generar asociaciones, recordaci√≥n y aprovechar el material generado durante el evento en comunicaciones posteriores. Este es seguramente uno de los principales objetivos por los que realizamos el evento. Ya sea que nos encontremos ante el lanzamiento de un producto, la necesidad de fidelizar clientes, celebrar un hito importante para la compa√Ī√≠a, lo importante es tenerlo presente a la hora de definir con sinergia y coherencia la ambientaci√≥n y los regalos para los participantes.

10 Recomendaciones para organizar un evento corporativo

Difusión y cobertura del evento:
Es de suma importancia prever ambas herramientas, ya que entre ambas nos permitir√°n cuantificar una parte del retorno de la inversi√≥n realizada. Que las actividades sociales lleguen a los medios y se difundan cual ‚Äúmeg√°fono‚ÄĚ es un tema muy importante. Es un √≠tem que no deber√≠a obviarse en el presupuesto general.

Presupuesto:
Es primordial realizar un resumen en equipo con el área administrativa donde consten todos los ítems previstos, una breve descripción y los valores asignados. Existen empresas de Djs, sonido e iluminación para eventos, que otorgan cotizaciones online en el acto, esto puede ser de gran utilidad a la hora de iniciar un proyecto y tener una idea aproximada de los costos.
Es aconsejable también separar un 15 /20% extra para gastos imprevistos. Aunque parezca increíble, estos gastos siempre aparecen.
También hay que tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento fue exitoso.
Tener estos puntos presentes, harán que los inconvenientes se reduzcan considerablemente y por lo tanto aumentarán las probabilidades de que tu inversión en el evento, se vea reflejada en el éxito de tu empresa.

TAGS: Eventos, Comunicación, Organización de eventos, Coordinación de eventos.

POR: Patricia Ivanic.
Fuente: https://www.santander.com.ar/