Guía práctica para eventos exitosos
La ubicación de los invitados en las mesas es una de las tareas más importantes al planificar un evento, ya sea una boda, una cena de gala, una reunión empresarial o cualquier otra ocasión especial. Una buena ubicación puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno que se convierta en un caos. En este artículo, te brindaremos una guía práctica sobre cómo ubicar a los invitados en las mesas para lograr un evento exitoso.
¿Por qué es importante ubicar a los invitados en las mesas adecuadamente?
La ubicación de los invitados en las mesas es importante por varias razones. En primer lugar, garantiza que los invitados estén cómodos y puedan disfrutar de la velada y la pista de baile en un ambiente agradable. En segundo lugar, permite una mejor organización del evento, evitando situaciones incómodas o inconvenientes que podrían arruinar la experiencia de los asistentes. Finalmente, la ubicación de los invitados en las mesas también puede influir en la interacción entre ellos, lo que a su vez puede generar nuevas relaciones o incluso oportunidades de negocio.
¿Cómo ubicar a los invitados en las mesas?
Para ubicar a los invitados en las mesas, es importante seguir una serie de pasos clave:
1. Hacer una lista de invitados
El primer paso para ubicar a los invitados en las mesas es hacer una lista de todos los invitados que asistirán al evento. Esta lista debe incluir el nombre completo de cada invitado, así como cualquier preferencia o restricción alimentaria o de otro tipo que deba tenerse en cuenta al planificar el evento.
2. Crear un diagrama de la disposición de las mesas
Una vez que se tiene la lista de invitados, se debe crear un diagrama de la disposición de las mesas. Este diagrama debe tener en cuenta el espacio disponible para el evento, el número de invitados y cualquier otra restricción que pueda afectar la ubicación de los asistentes. Además, se debe tener en cuenta la posición de la mesa principal (en caso de que haya una) y cualquier otro elemento importante del evento.
«La mejor forma de ubicar a los invitados en las mesas es diagramar con antelación, lógica y conciencia las ubicaciones. Una de las claves es conocer a tus invitados , sus gustos y personalidades».
3. Asignar asientos a los invitados
Una vez que se tiene el diagrama de la disposición de las mesas, se debe asignar un asiento a cada invitado. Para ello, se pueden seguir diferentes criterios, como la edad, la relación entre los invitados, los intereses comunes, etc. En cualquier caso, es importante tratar de crear una atmósfera armoniosa y agradable en las mesas.
4. Comunicarse con el proveedor técnico y el Disc Jockey
En el caso de contar con un servicio de Disc Jockey, es fundamental diagramar la ubicación de los sistemas de sonido e iluminación para que no molesten a los invitados. Estos equipos no pueden disponerse de manera que invadan los espacios que ocuparán las personas. No olvides asegurarte de que el Dj tenga bien claro el manejo de volúmenes en cada momento de la fiesta, dando el espacio adecuado para que los invitados puedan conversar cómodamente sin levantar la voz durante los momentos que no son de «baile».
La iluminación no debe encandilar a los comensales, este es un error muy frecuente al organizar una fiesta que debes tener en cuenta ya que muchas veces la puesta de iluminación queda hermosa en la foto pero es muy incomoda para los invitados que están sentados en la mesa.
5. Diseñar un sistema de numeración de mesas
Es importante diseñar un sistema de numeración de mesas que sea fácil de entender para los invitados. Se pueden utilizar números o nombres de flores, animales o cualquier otro elemento que se adapte al tema del evento. Además, se debe colocar una lista de asientos en un lugar visible para que los invitados puedan ubicar fácilmente su mesa.
6. Añadir toques personalizados
Para hacer que la ubicación de los invitados en las mesas sea más memorable, se pueden añadir toques personalizados, como tarjetas de lugar hechas a mano, flores frescas, pequeños regalos o cualquier otra cosa que se adapte al estilo del evento.
7. Comprobar la lista de asientos
Antes del evento, es importante comprobar la lista de asientos y asegurarse de que todo esté en orden. Si hay algún cambio de última hora, se debe informar a los invitados afectados y actualizar la lista de asientos.
8. Preparar a los anfitriones y al personal de servicio
Es importante que los anfitriones y el personal de servicio estén debidamente preparados para recibir a los invitados y ayudarles en todo lo que necesiten. Esto incluye saber cómo ubicar a los invitados en las mesas, cómo manejar situaciones incómodas y cómo proporcionar una experiencia agradable para todos los asistentes.
9. Supervisar la ubicación de los invitados durante el evento
Durante el evento, es importante supervisar la ubicación de los invitados en las mesas y asegurarse de que todo esté funcionando correctamente. Si hay algún problema, se debe abordar de inmediato para evitar que la situación empeore.
Consejos adicionales para ubicar a los invitados en las mesas
Además de seguir los pasos anteriores, hay algunos consejos adicionales que pueden ayudar a garantizar una ubicación exitosa de los invitados en las mesas:
- Tener en cuenta la personalidad y las preferencias de los invitados al ubicarlos en las mesas.
- Evitar ubicar a personas que puedan tener problemas entre ellas en la misma mesa.
- Asignar a alguien responsable para supervisar la ubicación de los invitados durante el evento.
- Asegurarse de que haya suficiente espacio entre las mesas para que los invitados puedan moverse con facilidad.
- Si cuentan con servicio de pantallas led observa que todos puedan apreciar la imagen desde cada ubicación.
- Preparar un plan B en caso de que surjan imprevistos durante el evento.
Conclusión
La ubicación de los invitados en las mesas es una tarea crucial al planificar un evento exitoso. Siguiendo los pasos y consejos presentados en este artículo, podrás asegurarte de que tus invitados estén cómodos y disfruten de una experiencia agradable durante el evento.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario tener un sistema de numeración de mesas en eventos pequeños?
No es necesario tener un sistema de numeración de mesas en eventos pequeños, pero puede ayudar a evitar confusiones y garantizar una mejor organización del evento.
¿Cómo se pueden hacer tarjetas de lugar hechas a mano?
Se pueden hacer tarjetas de lugar hechas a mano con papel de colores, tijeras, pegamento y otros materiales de manualidades. En Internet puedes encontrar muchos tutoriales y modelos gratuitos.
¿Qué hacer si un invitado no está contento con su ubicación en la mesa?
En primer lugar, trata de entender cuál es el problema del invitado. Si es posible, trata de encontrar una solución que satisfaga a todas las partes involucradas. Si no es posible, trata de explicar las razones detrás de la ubicación y trata de encontrar una solución alternativa si es posible.
¿Es importante supervisar la ubicación de los invitados durante el evento?
Sí, es importante supervisar la ubicación de los invitados durante el evento para asegurarse de que todo esté funcionando correctamente y para abordar cualquier problema que pueda surgir.
¿Qué hacer si alguien se siente incómodo con su ubicación en la mesa?
Si alguien se siente incómodo con su ubicación en la mesa, es importante tratar de entender cuál es el problema y encontrar una solución que satisfaga a todas las partes involucradas. Si no es posible, trata de explicar las razones detrás de la ubicación y ofrecer una disculpa si es necesario.
¿Cómo puedo hacer que la ubicación de los invitados sea más eficiente?
Puedes hacer que la ubicación de los invitados sea más eficiente al tener una lista de asientos clara y actualizada, asignar a alguien responsable para supervisar la ubicación de los invitados y tener en cuenta la personalidad y preferencias de los invitados al ubicarlos en las mesas.
¿Es importante tener en cuenta las restricciones alimentarias de los invitados al ubicarlos en las mesas?
Sí, es importante tener en cuenta las restricciones alimentarias de los invitados al ubicarlos en las mesas para asegurarse de que tengan opciones de comida adecuadas y evitar problemas durante el evento.
¿Qué hacer si un invitado llega tarde y su lugar ya ha sido asignado?
Si un invitado llega tarde y su lugar ya ha sido asignado, trata de encontrar una solución alternativa que satisfaga a todas las partes involucradas. Si no es posible, trata de explicar las razones detrás de la ubicación y ofrecer una disculpa si es necesario.
¿Cómo puedo evitar problemas de última hora en la ubicación de los invitados?
Puedes evitar problemas de última hora en la ubicación de los invitados al tener una lista de asientos clara y actualizada, asignar a alguien responsable para supervisar la ubicación de los invitados y preparar un plan B en caso de que surjan imprevistos durante el evento.
Equipo HBA Disc Jockeys
By Aldo Irazoqui
